۵ مکالمهای که کار تیمی را در محیط کار تقویت میکند
نکات برجسته:
- کار تیمی ایدهآل؛ از ارتباط عالی سرچشمه میگیرد.
- مهمترین عامل برای تقویت ارتباطات تیمی، مدیر است.
- با پنج مکالمه یاد بگیرید که چگونه کار تیمی را ترویج دهید.
عملکرد؛ زمانی شکوفا میشود که کارمندان حس ارتباط و تعلقی را که یک تیم ایدهآل فراهم میکند، داشته باشند. کارمندان باید بدانند که به چه کسی میتوانند تکیه کنند و کارشان چگونه در نتایج کلی تیم دیده میشود.
یکی از مهمترین پیشنیازها برای کار تیمی مؤثر، مکالمات مداوم بین مدیران، کارمندان و همتیمیها است.
وقتی ارتباط سالم، بخشی از «نحوهی انجام کارها» باشد، کارمندان به احتمال زیاد انتظارات روشنی دارند که با اهداف کلی رهبران همسو است. آنها همچنین بهتر میتوانند یکدیگر را درک کنند و برای غلبه بر موانع، دستیابی به اهداف تیمی و مدیریت تغییرات، در محیط کار همکاری کنند.
مدیران بزرگ: دروازهای به سوی ارتباطات قوی تیمی
مهمترین عامل برای تقویت ارتباطات تیمی، مدیر است. مدیران بزرگ به طور مداوم با کارمندان در ارتباط هستند و به آنها در ایجاد ارتباطات اجتماعی در سازمان کمک میکنند. آنها همچنین روابط واقعی و گفتگوهای سازنده و کارآمد را تسهیل میکنند.
فقط صحبت کردن کافی نیست. بحثها باید هدفمند و معنادار نیز باشند، بدون اینکه کارمندان احساس کنند که تحت نظارت دقیق هستند. همچنین ارتباط باید یک خیابان دو طرفه باشد.
مدیران باید در جریان آخرین تغییرات در تیم باشند و سوالات مناسب بپرسند. اما شاید مهمتر از آن، کارمندان باید احساس کنند که نظراتشان مهم است و میتوانند آزادانه در مورد موانع، ایدهها و سایر نگرانیهای محل کار (با مدیر و همتیمیهای خود) صحبت کنند.
گالوپ یک چارچوب عملی برای چگونگی و زمان گفتگو مدیران با کارمندان کشف کرده است. تحقیقات ما پنج گفتگوی مربیگری را نشان میدهد که مدیران را قادر میسازد انتظارات را تعیین کنند، به طور مداوم مربیگری کرده و پاسخگویی ایجاد نمایند.
وقتی مدیران این گفتگوها را به طور منظم انجام میدهند، کارمندان باانرژیتر بوده و در مسائل مشارکت و آمادگی بیشتری دارند، که آنها را به همتیمیهای بهتری تبدیل میکند. همچنین زمانیکه مدیران تیم خود را برای این گفتگوها گرد هم میآورند، روابط را تقویت میکنند و تجربیات تیمی معناداری ایجاد میکنند که الهامبخش و انگیزهبخش کارمندان است. ارتباط مداوم برای همکاری و عملکرد ضروری است.
این پنج گفتگو را بخشی از فرهنگ کاری خود قرار دهید تا کارتیمی بهتری را تجربه کنید
- گفتگوی نقش و رابطه: پایه و اساس عملکرد و توسعه
گفتگوهای نقش و رابطه به مدیران اجازه میدهد تا تعریف کنند که موفقیت در نقش فرد چگونه به نظر میرسد و اهدافی را تعیین کنند که کارمندان را برای دستیابی به بهترین عملکردشان سوق میدهد.
این گفتگوها همچنین به کارمندان کمک میکند تا ببینند که چگونه کارشان با اهداف کلی شرکت و هم تیمیهایشان مرتبط است و به آنها کمک میکنند تا بفهمند چگونه نقاط قوت خود را در راستای اهداف مشترک بیشتری قرار دهند، که در نهایت به بهبود عملکرد تیم کمک میکند.
- ارتباط سریع: گفتگوی جذاب
مکالمات ارتباط سریع، تعاملات کوتاه و غیررسمی هستند (مثل گپهای قهوه یا تماسهای ویدیویی پنج دقیقهای) که به کارمندان کمک میکنند تا در ارتباط باشند و روابط برقرار کنند. ارتباطات سریع جلسات کاری نیستند، آنها فرصتهایی برای ارتباط با نحوه انجام کار کارمندان و آنچه که در مورد آن هیجانزده هستند، میباشند. برای مدیران، هدف از مکالمات ارتباط سریع این است که نشان دهند کارمندشان برای آنها اهمیت دارد و در دسترس هستند.
در طول یک ارتباط سریع، مدیران میتوانند به موقع از یک کارمند به خاطر موفقیت اخیرش قدردانی کنند، به ایدههای کارمند گوش دهند یا به سادگی از آنچه در ذهن کارمند است، بپرسند.
این مکالمات کوتاه باید بین همتیمیها نیز اتفاق بیفتد. وقتی همتیمیها به طور غیررسمی ارتباط برقرار میکنند، ارتباطاتی ایجاد میشود که به افزایش همکاری و عملکرد تیمی منجر خواهد شد.
- جلسات بررسی: بحث در مورد اولویتها و پیشرفت
جلسات کاری در مورد پیشرفت و اولویتها، کمتر از مکالمات ارتباط سریع اتفاق میافتد (حداقل ماهی یک بار). این مکالمات ۳۰ تا ۶۰ دقیقهای؛ فرصتی برای بررسی انتظارات، رسیدگی به موانع و شناسایی نقاطی است که کارمندان به حمایت نیاز دارند.
مدیران باید برگزاری جلسات بررسی تیم را تسهیل کنند تا اعضای تیم در مورد پیشرفت و اولویتهای خود گفتگو کنند. ارتباطات تیمی برنامهریزیشده و مداوم؛ باعث هماهنگی، ثبات و روشن شدن انتظارات میشود. همچنین به اعضای تیم کمک میکند تا حمایت را احساس کنند و بهترین عملکرد خود را داشته باشند.
- کوچینگ توسعهای: بازخورد در لحظه
مکالمات کوچینگ توسعهای بر بازخورد فوری و توصیههای مرتبط تمرکز دارند. این مکالمات متمرکز بر کارکنان؛ به مدیران این امکان را میدهد که در مواقع ضروری، کوچینگ فردی ارائه دهند و جهتگیری، پشتیبانی و توصیههای متناسب را برای بهبود عملکرد، در لحظه ارایه دهند.
مکالمات کوچینگ توسعهای باید آیندهنگر و متمرکز بر بهبود باشند (نه قضاوت یا انتقاد). این به هر فرد چشماندازی برای موفقیت و برنامهای برای رسیدن به آن میدهد و از آنجا که افراد وقتی در لحظه درس میگیرند، بهتر یاد میگیرند؛ کوچینگ توسعهای باعث بهبود عملکرد فردی و تیمی میشود.
وقتی مدیران از مکالمات کوچینگ توسعهای برای کمک به همتیمیها استفاده میکنند، گفتگویی در مورد یادگیری از تجربیات مشترک آغاز میگردد. به عنوان مثال؛ یک گردهمایی سریع پس از یک حادثهی ایمنی یا رخدادی که به تازگی اتفاق افتاده است، میتواند به تیمها در بهبود و یادگیری مشترک کمک کند. یا پس از یک ارائهی موفق، تیمها میتوانند در مورد آنچه به خوبی پیش رفته و چگونگی تکرار آن موفقیت در آینده گفتگو کنند.
- مکالمات پیشرفت در اهداف: دستاوردها و رشد آینده
این مکالمات رسمی هر شش ماه یکبار اتفاق میافتد و باید عملکرد و اهداف توسعهی تیم را پوشش دهد. همانند جلسات مدیریت عملکرد سنتی؛ مکالمات پیشرفت باید شامل؛ شاخصها، مستندات دستاوردها و پیشنهادات بهبود باشد.
همکاری ستون اصلی این مکالمات است. مدیران میتوانند شفاف کنند که چگونه مشارکتهای فردی و تلاشهای جمعی برای تیم اهمیت دارد. همچنین مدیران باید از کارمندان بخواهند که بهترین همتیمی خود را شناسایی و در مورد رفع هرگونه مانع برای همکاری با دیگران، گفتگو کنند.
اقدامات بعدی …
برای مدیران:
- به طور منظم زمانی را برای برگزاری جلسه با تیم خود اختصاص دهید.
- به اعضای تیم کمک کنید تا نقاط قوت یکدیگر را درک کنند و با استفاده از آن، نقش موثرتری در پیشبرد اهداف تیم ایفا نمایند.
- همتیمیها را تشویق کنید تا مکالمات ارتباط سریع را به صورت منظم با یکدیگر، برنامهریزی کنند.
برای رهبران: با ارائه منابع و آموزشهای لازم برای مدیران خود، کار آنها را آسانتر کنید تا در تسهیل مکالمات مربیگری سرآمد باشند.
برای کارمندان:
- به یاد داشته باشید؛ ارتباطات اجتماعی بخش مهمی از کار شما هستند و این روابط میتواند در یک محیط مجازی نیز اتفاق بیفتند.
- از مدیر خود بخواهید که جلسات بررسی تیم و مکالمات توسعهای در مورد چگونگی دستیابی تیم به اهداف عملکرد و توسعه را به یک رویداد منظم تبدیل کند.
- از این پنج مکالمه به عنوان ابزاری برای همکاری تیمی و ایجاد روابط معنادار در محل کار استفاده کنید.
منبع: سایت گالوپ/ نوشتهی بیلی نلسون (www.gallup.com)
دیدگاهتان را بنویسید